Leistungsschwache Mitarbeiter – was tun?

Als „leistungsschwach“ bezeichnet man Mitarbeiter, bei denen fach-liche Leistungen immer wieder fehlerhaft sind oder bei denen die Anzahl der erledigten Aufgaben ungenügend ist. Auch Mitarbeiter mit geringer Eigeninitiative und fehlender Motivation werden gelegentlich als leistungsschwach bezeichnet. Für die Praxis führen diese Mitarbeiter wegen ihrer niedrigen Produktivität nicht nur zu wirtschaftlichen Nachteilen sondern oft auch zur Unzufriedenheit bei den übrigen Kollegen, wenn sie Arbeiten dieses Mitarbeiters zusätzlich erledigen oder „nachbessern“ müssen.

Ursachen der Leistungsschwäche

Als Ursachen der Leistungsschwäche lassen sich insbesondere drei Gründe nennen:

1. Unkenntnis der Erwartungen:

Der Mitarbeiter weiß gar nicht genau, was von ihm erwartet wird, weil nie detailliert darüber gesprochen wurde. Er nimmt die von seinem Chef registrierte Leistungsschwäche daher selbst überhaupt nicht wahr. In diesem Fall ist ein ausführliches Gespräch über den Aufgabenumfang und über die erwarteten Leistungen erforderlich.

2. Fehlendes Fachwissen:

Der Mitarbeiter ist seinen Aufgaben fachlich nicht gewachsen. Die Arbeitsqualität und die Arbeitsmenge sind daher unzureichend. In diesem Fall ist eine entsprechende Fortbildung oder ein Wechsel des Aufgabengebiets erforderlich. {pborder}

3. Fehlende Motivation:

Der Mitarbeiter hat entweder generell kein Interesse an der Art seiner Tätigkeit oder er hat aufgrund negativer Arbeitsbedingungen sein Engagement reduziert (z. B. wegen Problemen im Umgang mit Kollegen oder dem  Gefühl der Benachteiligung gegenüber Kollegen). In diesem Fall kann ein Wechsel in ein motivierendes Aufgabenfeld oder die Beseitigung der demotivierenden Arbeitsbedingungen zu einer Leistungssteigerung führen.

Mitarbeitergespräch führen

Wenn bei einem Mitarbeiter bestimmte Verhaltensweisen dauerhaft stören oder fachliche Leistungen immer wieder mangelhaft sind, wird ein Gespräch früher oder später unumgänglich. Ziel des Gesprächs ist es, die Ursachen der Leistungsschwäche in Erfahrung zu bringen beziehungsweise zu beseitigen und auf diese Weise positive Verhaltensänderungen oder eine Verbesserung der Arbeitsergebnisse zu erreichen. 

Wählen Sie für das Gespräch einen Ort, an dem Sie ungestört sind und an dem Sie das Gespräch unter vier Augen führen können – ohne dass Kollegen oder Patienten mithören. Beginnen Sie das Gespräch freundlich, aber durchaus etwas formeller als üblich, um die Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens deutlich zu machen. Verzichten Sie auch auf einleitenden Small Talk. Machen Sie mit einem Satz deutlich, worum es geht („Es geht um …“ oder „Ich möchte mit Ihnen über … sprechen“). Sagen und begründen Sie anhand konkreter Beispiele, was nicht in Ordnung ist und zeigen Sie die negativen Konsequenzen des derzeitigen Arbeitsverhaltens auf (z. B. auf Patienten, Kollegen, Arbeitsabläufe oder Qualität). Geben Sie dem Mitarbeiter dann Gelegenheit, sich zu dem Thema zu äußern („Wie sehen Sie das?“). Stellen Sie anschließend dar, welche Verbesserungen oder Veränderungen Sie erwarten.

Fragen Sie den Mitarbeiter nach konkreten Maßnahmen und Lösungsvorschlägen („Was können Sie bzw. was können wir tun, um den Zustand zu verbessern?“) und machen Sie gegebenenfalls eigene Vorschläge („Ich schlage vor, dass …“). Treffen Sie dann eine konkrete Vereinbarung über zukünftige Veränderungen und Maßnahmen. Halten Sie dem Mitarbeiter aber niemals einen leis­tungsstarken Kollegen als „leuchtendes Beispiel“ vor Augen. Damit gefährden Sie möglicherweise das Teamklima. Fragen Sie bei fachlichen Defiziten stattdessen: „Könnte Ihnen vielleicht einer der Kollegen helfen?“ Dann überlegt der Mitarbeiter selbst, wer bereits das beherrscht, was er sich noch erarbeiten muss. Vereinbaren Sie zum Abschluss des Gesprächs, wann Sie sich erneut zu diesem Thema treffen wollen und welche Verbesserungen bis zu diesem Zeitpunkt erreicht sein sollen.

Der Ton macht die Musik 

Das Gespräch sollte keinesfalls zu einem persönlichen Angriff auf den Mitarbeiter führen, denn die positiven zwischenmenschlichen Beziehungen sollen auf jeden Fall erhalten bleiben. Für das Mitarbeitergespräch gilt daher der bewährte Grundsatz: Alle Aussagen immer sachlich und nie persönlich formulieren! Nicht die Person, sondern die sachlichen Auswirkungen des unerwünschten Verhaltens ansprechen! Wortwahl, Stimme, Lautstärke und Tonfall spielen eine entscheidende Rolle. Emotionale Kritik mit Vorwürfen oder Sarkasmus können das zwischenmenschliche Verhältnis dauerhaft zerstören oder belas­ten. Bleiben Sie daher stets sachlich – auch wenn Ihr Mitarbeiter zunächst verständnislos oder emotional reagiert. Eine gute Möglichkeit ist es, in diesem Fall sogenannte „Ich-Botschaften“ zu verwenden. Der Wechsel vom „Sie“ zum „Ich“ nimmt die Schärfe aus Ihren Aussagen. Statt: „Ständig machen Sie (!) Fehler“ ist es besser zu sagen: „Damit Fehler vermieden werden, finde ich (!) es wichtig, dass ………“ Wenn Sie diese Empfehlungen beachten, laufen Sie nicht Gefahr, einen Mitarbeiter im Gespräch vor den Kopf zu stoßen. Man wird Ihnen Ihre Aussagen nicht übel nehmen und Sie haben die größten Chancen auf eine Veränderung in Ihrem Sinne.

Bedenkzeit einräumen

Falls Sie das Gefühl haben, der Mitarbeiter könnte durch das Gespräch völlig überrascht werden, so können Sie diesem auch Gelegenheit geben, zunächst in Ruhe über das Thema nachzudenken, indem Sie sagen: „Sie brauchen sich jetzt nicht sofort dazu zu äußern! Ich schlage vor, dass Sie einmal in Ruhe über diesen Punkt nachdenken und wir übermorgen über eine Lösung sprechen.“ Hinter diesem Vorschlag steckt die Erkenntnis, dass sich viele Dinge leichter und weniger emotional besprechen lassen, wenn man „eine Nacht darüber geschlafen“ hat.

Fortschritte loben

Kritik am Arbeitsverhalten ist für jeden Mitarbeiter im ersten Moment immer unangenehm. Die positiven Auswirkungen einer Verhaltensänderung erlebt der Mitarbeiter oft erst zu einem späteren Zeitpunkt. Denken Sie daher an ein lobendes oder anerkennendes Wort, wenn sich der Mitarbeiter im Sinne ihrer Vereinbarungen um Veränderungen bemüht. Verstärken Sie auch kleinste positive Ansätze und Bemühungen durch ermutigendes Feedback. („Danke, dass Sie (jetzt) …….!“ Oder „Ich finde es toll, wie gut es jetzt mit ……… klappt!“)

Im Notfall kündigen?

Leider wird es auch immer Mitarbeiter geben, die ihr Verhalten trotz des geführten Gesprächs nicht ändern. Wenn sich im Gespräch keine einvernehmliche Lösung zur Beseitigung der Leistungsschwäche finden lässt, so  können Sie sich entweder mit dem unbefriedigenden Arbeitsverhalten abfinden oder Sie ziehen die Konsequenzen und trennen sich von Mitarbeitern, die nicht zu einer Veränderung bereit sind. «

Anschrift der Verfasserin:
Birgit Hallmann
Ernst-Strobach-Platz 1
31535 Neustadt

Ausgabe 07-08 / 2018

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