Unangenehme Aufgaben motiviert erledigen
Es gibt eine Vielzahl von einmaligen oder wiederkehrenden Aufgaben, die von den meisten Menschen nur ungern und widerwillig erledigt werden. Im Berufsleben sind es monotone Verwaltungsaufgaben, die Erstellung von Abrechnungen, Arztberichten und Statistiken, unangenehme Gespräche mit Chefs, Kollegen oder Kunden, die Vorbereitung von Präsentationen oder die Erstellung von umfangreichen Studien- und Examensarbeiten. Im privaten Bereich geht es oft um die jährliche Steuererklärung, unangenehme Gespräche mit Familienangehörigen, Reparaturarbeiten oder um den regelmäßigen „Hausputz“. Oft werden diese Aufgaben so lange wie möglich aufgeschoben und müssen dann „in letzter Minute“ unter hohem Zeitdruck und manchmal zu Lasten der Qualität erledigt werden. Viele Menschen nehmen sich dann zwar vor, beim nächsten Mal früher mit der betreffenden Aufgabe zu beginnen, aber oft wiedeholt sich der Vorgang beim nächsten Mal auf dieselbe Weise. Das mehrfache Aufschieben kostet dann jedes Mal viel gedankliche Energie, weil man immer wieder an die unerledigten Aufgaben denken muss. Nutzen Sie diese Energie lieber, um diese Aufgaben so schnell und so angenehm wie möglich zu erledigen. Wählen Sie aus den folgenden Vorschlägen diejenigen Ideen aus, die zu Ihren beruflichen oder privaten Aufgaben passen. Manchmal gelingt es auf diese Weise sogar, Freude an einer bisher ungeliebten Tätigkeit zu entwickeln.
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Demotivatoren beseitigen
Fragen Sie sich zunächst, warum Ihnen eine bestimmte Aufgabe keinen Spaß macht. Manchmal liegt es an fehlenden Kenntnissen und Fähigkeiten, schlechten Arbeitsmitteln oder einem demotivierenden Arbeitsumfeld. Beseitigen Sie diese demotivierenden Faktoren so schnell wie möglich. Schaffen Sie gezielt ein möglichst angenehmes Arbeitsumfeld und eignen Sie sich fehlende Kenntnisse so schnell wie möglich an. Wenn Sie zum Beispiel bestimmte Arbeiten am PC ungern tun, weil Sie keine ausreichenden Kenntnisse im Umgang mit dem EDV-Programm haben, können Sie dieses Problem durch eine EDV-Schulung schnell beseitigen.
Motivation aufbauen
Machen Sie sich die Vorteile der Erledigung und die Nachteile des Aufschiebens bewusst. Mögliche Vorteile können die Anerkennung durch Chefs oder Kollegen und die Zufriedenheit mit der eigenen Leistung sein oder einfach nur das gute Gefühl, die Aufgabe endlich erledigt zu haben und nicht mehr ständig daran denken zu müssen. Oft ist es hilfreich, sich das fertige Arbeitsergebnis möglichst bildhaft vorzustellen, zum Beispiel das gute Aussehen eines endlich aufgeräumten Raumes. Denken Sie dann an die Nachteile des Aufschiebens, zum Beispiel an die wiederholte gedankliche Beschäftigung mit der unerledigten Aufgabe, mögliche Negativkonsequenzen des Aufschiebens oder an das schlechte Gewissen gegenüber anderen und sich selbst.
Termine und Zeitlimits festlegen
Legen Sie einen konkreten Termin für die Erledigung der unangenehmen Aufgabe fest und tragen Sie diesen Termin in Ihren Terminkalender ein. Setzen Sie auch ein Zeitlimit für die Erledigung und betrachten Sie es als „sportliche Herausforderung“ die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit auch wirklich zu erledigen. Wenn Sie unangenehme Tagesaufgaben gleich morgens zuerst erledigen schaffen Sie sich ein gutes Gefühl für den Rest des Tages.
Teilaufgaben bilden
Umfangreiche Aufgaben können Sie in überschaubare Teilaufgaben zerlegen, die Sie dann nacheinander abarbeiten. Vermeintlich große Aufgaben sind dann meist deutlich leichter zu bewältigen. Je mehr Teilaufgaben Sie definieren, desto leichter fällt meist auch das „Angehen“ dieser Aufgaben, weil Sie immer nur kurze Zeit an der ungeliebten Aufgabe arbeiten, zum Beispiel 30 Minuten pro Tag. Legen Sie auch für Teilaufgaben jeweils einen Termin und ein Zeitlimit fest. Diese Planung hilft Ihnen, die Aufgabe fristgerecht und ohne Zeitdruck zu erledigen. Wenn Sie es für sinnvoll halten, so können Sie auch eine „Aufgabenliste“ zum Abhaken verwenden. Mit jeder abgehakten Aufgabe verschaffen Sie sich ein Erfolgserlebnis und gewinnen neue Motivation für den nächsten Schritt.
Pausen einplanen
Planen Sie auch Pausen fest ein. An unangenehmen Aufgaben werden Sie vermutlich nicht mehrere Stunden ununterbrochen arbeiten wollen. Gönnen Sie sich eine Pause, sobald Sie die Aufgabe oder Teilaufgabe erfolgreich erledigt haben und tun Sie sich etwas Gutes, zum Beispiel mit einem Getränk, einem kleinen Snack, ihrem aktuellen Lieblingslied oder einem kurzen Spaziergang. Halten Sie Ihre Pausen konsequent ein. Lassen Sie die Pausen nicht ausfallen, aber verlängern Sie sie auch nicht.
Ablenkungen vermeiden
Wählen Sie einen Ort, an dem Sie möglichst ungestört an der betreffenden Aufgabe arbeiten können. Schalten Sie mögliche Ablenkungen und Unterbrechungen aus. Jede Unterbrechung verlängert die Bearbeitungszeit, weil Sie sich anschließend erst wieder in die Tätigkeit hineindenken müssen. Schließen Sie die Tür, leiten Sie Ihr Telefon um, schauen Sie nicht in Ihre E-Mails und bitten Sie Kollegen beziehungsweise Familienmitglieder, Sie für eine bestimmte Zeit nicht zu stören. Entfernen Sie auch alle Gegenstände, die Sie ablenken könnten, zum Beispiel Handy, Bücher oder Zeitschriften. Bei unbeliebten Aufgaben sind auch diese banalen Dinge immer wieder eine willkommene Ablenkung.
Angenehmes Umfeld schaffen
Wenn die Aufgabe schon unangenehm ist, sollte zumindest das Umfeld angenehm sein. Ein ansprechend gestalteter Arbeitsplatz hebt fast immer die Stimmung und die Motivation. Arbeiten Sie daher nicht an einem übervollen Schreibtisch sondern räumen Sie die Arbeitsfläche frei, damit nur die benötigten Unterlagen auf dem Tisch liegen. Machen Sie es sich so gemütlich wie möglich. Holen Sie sich einen Kaffee, lassen Sie im Hintergrund leise Musik laufen und sorgen Sie für eine angenehme Beleuchtung.
Perfektionismus vermeiden
Vermeiden Sie zeitraubenden Perfektionismus. Perfektionisten arbeiten unangemessen lange an einzelnen Aufgaben und sind trotzdem mit dem Ergebnis nie ganz zufrieden. Setzen Sie ein Zeitlimit für Ihre Tätigkeiten. Akzeptieren Sie, dass „gut“ statt „perfekt“ in vielen Fällen ausreicht. Vielleicht kennen Sie die 80:20-Regel: Mit 20 Prozent des Zeiteinsatzes werden oft bereits 80 Prozent des maximalen Ergebnisses erreicht. Die fehlenden 20 Prozent für eine perfekte Lösung erfordern meist einen überproportional hohen Zeiteinsatz, der nicht immer gerechtfertigt oder erforderlich ist.
Belohnungen planen
Legen Sie bereits vorab eine Belohnung für die Erledigung der unangenehmen Aufgabe fest. Als Belohnung eignet sich alles, was Sie gerne mögen: Ein guter Kaffee, ein Glas Wein, Ihr Lieblingsessen oder ein Kinobesuch. Genießen Sie unbedingt das gute Gefühl, die ungeliebte Aufgabe erledigt zu haben. Wenn Sie sich dieses positive Gefühl bei zukünftigen Aufgaben bewusst in Erinnerung rufen, wird es Ihnen immer leichter fallen, auch ungeliebte Aufgaben möglichst schnell zu erledigen.
Delegieren oder tauschen
Wenn Sie sich für bestimmte Aufgaben überhaupt nicht motivieren können, so können Sie diese Tätigkeiten vielleicht auf andere Menschen übertragen. Im privaten Bereich können Sie die Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen lassen oder für den „Hausputz“ eine Reinigungskraft und einen Fensterputzer engagieren. Das Rasenmähen oder Einkaufen kann der Nachbarsjunge erledigen und auf diese Weise sein Taschengeld aufbessern. Betrachten Sie die anfallenden Kosten in diesen Fällen als Preis für gewonnene Lebensqualität. Bei beruflichen Aufgaben können Sie mit Chefs oder Kollegen über einen Aufgabentausch sprechen. Vielleicht gibt es einen Kollegen, der ihre ungeliebte Aufgabe gerne übernimmt, weil er sie nicht als unangenehm empfindet und Sie übernehmen dafür eine Aufgabe aus dem Tätigkeitsbereich dieses Kollegen.
