Der Jahreszielplan für Ihre Praxis

Ein Jahreszielplan ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer ein wichtiges Steuerungsinstrument. Ohne klar formulierte Ziele bleibt die zukünftige Unternehmensentwicklung dem Zufall überlassen und es ist nicht vorhersehbar, wo das Unternehmen am Jahresende stehen wird. Mit einem Jahreszielplan wird ausdrücklich formuliert, wie die zukünftige Unternehmensentwicklung idealerweise verlaufen sollte und welche Maßnahmen dazu erforderlich sind.

Rückblick ins Vorjahr

Beginnen Sie mit einem kurzen Rückblick in das zurückliegende Jahr und fragen Sie sich: Was lief gut? Was lief schlecht? Welche Ziele wurden erreicht? Welche Ziele wurden nicht erreicht? Freuen Sie sich über die Erfolge der letzten Monate und analysieren Sie, warum einige Ziele im abgelaufenen Jahr nicht erreicht wurden. Diese Rückschau dient dazu, positive und negative Erfahrungen der Vergangenheit für die Planung des Folgejahrs zu nutzen und nicht erreichte Ziele in das Folgejahr vorzutragen.

Ziele für das neue Jahr

Formulieren Sie dann Ihre Praxisziele für das kommende Jahr so konkret und messbar wie möglich. „Wir möchten mehr Patienten gewinnen!“ ist ein ungenauer Wunsch. „Wir möchten die Patientenzahl um 10 Prozent steigern!“ ist dagegen ein messbares Ziel. Definieren Sie für jedes Ziel, welche Maßnahmen erforderlich sind, um das betreffende Ziel zu erreichen. Ordnen Sie die einzelnen Ziele und Maßnahmen im Interesse der Übersichtlichkeit nach den wichtigsten Praxisbereichen. Die wichtigsten Themen sind in den meisten Fällen die Bereiche Marketing, Arbeitsabläufe, Einkauf, Mitarbeiter, Fortbildungsmaßnahmen und Finanzierungsfragen.

Legen Sie für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen genaue Termine fest und benennen Sie jeweils eine für die Umsetzung zuständige Person. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass die Ziele im Alltag nicht in Vergessenheit geraten und geplante Maßnahmen aus zeitlichen Gründen nicht immer wieder verschoben werden. Idealerweise steht am Ende des Planungsprozesses ein Jahreszielplan, der für jedes Ziel und für jede Maßnahme die Frage beantwortet „Wer erledigt was bis wann?“. Verlassen Sie sich bei der Planung möglichst nicht nur auf Ihr Gedächtnis, sondern dokumentieren Sie Ihre Ziele in einem „Jahreszieleordner“. Dazu eignet sich ein digitaler oder körperlicher Ordner, der in die einzelnen Planungsbereiche unterteilt ist. Hier sind die Jahresziele dann jederzeit nachlesbar und können nicht mehr in Vergessenheit geraten.

Realistische Planung

Ein häufiger Fehler bei der Jahresplanung besteht darin, sich zu viele Dinge gleichzeitig vorzunehmen. Wer gleichzeitig plant, mit der Praxis an einen attraktiveren Standort mit größeren Räumlichkeiten umzuziehen, die Patientenzahl durch einen Marketingplan zu verdoppeln, die Mitarbeiterzahl entsprechend zu erhöhen und außerdem das Behandlungsangebot deutlich zu erweitern, wird sich damit in vielen Fällen überfordern.

Setzen Sie daher Ziele, die in Ihrer individuellen Situation zeitlich und personell machbar sind und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen. Starten Sie zunächst mit kleinen, machbaren Schritten und steigern Sie das Pensum erst anschließend im Rahmen der zeitlichen und personellen Möglichkeiten.

Umsetzungstermine reservieren

Um eine konsequente Umsetzung der geplanten Maßnahmen zu gewährleisten, ist es in vielen Fällen sinnvoll, konkrete Zeiten für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festzulegen. Überlegen Sie daher, wie viel Zeit Sie neben dem „Tagesgeschäft“ täglich oder wöchentlich für die Umsetzung des Jahreszielplans verwenden können. Erstellen Sie dann einen schriftlichen Tages- oder Wochenplan und legen Sie konkrete „Zeitfenster“ für die Arbeit an Ihren Zielen fest. Bilden Sie bei Bedarf kleine aber regelmäßige Zeiteinheiten, zum Beispiel 30 bis 60 Minuten am Nachmittag.

Legen Sie bereits bei der Tages- oder Wochenplanung fest, welche Aufgaben Sie an den geplanten Terminen bearbeiten wollen, damit Sie zum geplanten Zeitpunkt sofort mit der produktiven Arbeit beginnen können. Halten Sie die geplanten Termine konsequent ein und lassen Sie sich in dieser Zeit nicht durch andere Aufgaben ablenken. Sagen Sie „Nein“ zu Anforderungen, die zu diesem Zeitpunkt unerwartet von Dritten an Sie herangetragen werden. Wenn Sie dann abends alle erledigten Aufgaben abhaken, erkennen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und erhalten täglich einen zusätzlichen Motivationsschub zum Weitermachen.

Kontrolltermine festlegen

Häufig scheitert die Umsetzung des Jahresplans daran, dass die Ziele im Alltag durch eine hohe berufliche Arbeitsbelastung wieder in Vergessenheit geraten. Deshalb ist es wichtig, regelmäßige Kontroll- und Erinnerungstermine festzulegen. Für viele Menschen hat es sich bewährt, am Wochenende jeweils eine „stille Stunde“ einzuplanen, um an einem ungestörten Ort und in entspannter Atmosphäre die Fortschritte der vergangenen Woche zu kontrollieren und die wichtigsten Maßnahmen für die kommende Woche festzulegen. Auf diese Weise werden die Ziele immer wieder in Erinnerung gerufen.
Motivation durch Visualisierung

Menschen sind grundsätzlich motiviert, Dinge zu tun, die entweder positive Auswirkungen hervorrufen oder negative Konsequenzen vermeiden. Stellen Sie sich daher immer wieder vor, welche positiven Auswirkungen die Erreichung der Jahresziele für Ihre Praxis haben werden und welche negativen Konsequenzen mittel- oder langfristig bei Untätigkeit oder bei Nichterreichung der Ziele eintreten würden. Diese Überlegungen werden Ihnen helfen, dauerhaft am Ball zu bleiben.

Erfolge feiern – Rückschläge akzeptieren

Belohnen Sie sich regelmäßig für kleine Teilerfolge und natürlich bei der vollständigen Erreichung größerer Ziele. Legen Sie diese Belohnungen bereits vorab als zusätzliche Motivationshilfen fest. Aber auch Rückschläge und Misserfolge sollten bereits vorab mit eingeplant werden. Die wenigsten Menschen schaffen es auf Anhieb, alle Ziele ohne Rückschläge und Hindernisse zu erreichen. Wer sich bereits vorab Gedanken über mögliche Rückschläge macht, den trifft der tatsächliche Rückschlag nicht mehr unvorbereitet.
Gehen Sie daher entspannt mit solchen Hindernissen und Verzögerungen um. Betrachten Sie Rückschläge und Hindernisse als völlig normale Begleiterscheinung bei der Verfolgung von Zielen. Werfen Sie Ihre Pläne daher bei den ersten Problemen nicht sofort über Bord, sondern arbeiten Sie unbeirrt weiter an Ihrem Plan.

Das Team einbeziehen

Die Erstellung eines Jahreszielplans ist in den meisten Fällen Chef- und Teamsache zugleich. Nur wenn alle Mitarbeitenden Gelegenheit haben, ihre Ideen und Vorschläge in die Planung einzubringen und die Jahresziele allen Mitarbeitenden bekannt sind, hat der Plan optimale Chancen auf eine vollständige und termingerechte Umsetzung. Durch die gemeinsame Erarbeitung des Jahreszielplans können Sie zudem das Ideenpotenzial Ihrer Mitarbeitenden optimal nutzen, die Identifikation mit den Zielen erhöhen und eine starke Motivation für die Umsetzung der gemeinsam erarbeiteten Ziele wecken. 

Autorin: Birgit Nagel