Veränderungen im Unternehmen erfolgreich umsetzen

Bei dieser Denkweise besteht allerdings die Gefahr, Entwicklungen nicht rechtzeitig zu erkennen. Birgit Nagel weiß, wie Mitarbeiter überzeugt und Widerstände überwunden werden. Die podologische Branche unterliegt wie jede andere Branche ständigen Veränderungen. Das Erkennen und Bewältigen dieser Veränderungen wird häufig als „Change-Management“ bezeichnet. Eine wichtige unternehmerische Aufgabe jedes Podologen ist es, die Entwicklung seiner Branche regelmäßig zu beobachten. Dazu können Branchenzeitschriften, Branchenmessen und Branchenstudien von Berufsverbänden oder Kreditinstituten herangezogen werden. Anhand dieser Informationsquellen kann sich jeder Podologe die Frage stellen: „Werde ich mit der derzeitigen Arbeitsweise und dem derzeitigen Produkt-/ Leistungsangebot auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein? Oder gibt es Branchentrends, auf die ich unbedingt reagieren muss, um meine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten?“ Zur Beantwortung dieser Frage ist auch eine kritische Betrachtung der eigenen Praxis erforderlich. Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer Patienten und fragen sich: „Wie würde ich mich als Patient in meiner eigenen Praxis fühlen? Werden Produkt- und Servicewünsche erfüllt? Wie verhält sich das Team im Patientenkontakt?“ Aus der Beantwortung dieser Fragen ergeben sich oft Ansatzpunkte für erforderliche Veränderungen. Auch die Aktivitäten der regionalen Mitbewerber sollten regelmäßig beobachtet werden, um Handlungsbedarf in der eigenen Praxis rechtzeitig zu erkennen.

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Veränderungen durchzusetzen ist manchmal nicht einfach, solange in der Praxis „eigentlich alles ganz gut läuft“ und noch kein akuter „Leidensdruck“ besteht. In einigen Fällen werden Sie Ihre Mitarbeiter daher zunächst von der Notwendigkeit der geplanten Veränderungen überzeugen müssen. Erläutern Sie die Gründe für die Veränderung und verweisen Sie dazu gegebenenfalls auf die Branchenstudien und auf die Aktivitäten anderer Podologen. Erklären Sie, dass Stillstand oft Rückschritt bedeutet und dazu führt, dass Arbeitsplätze in Gefahr geraten. Unabhängig von konkret erforderlichen Einzelmaßnahmen können Sie auch auf Mitarbeiterbesprechungen regelmäßig kommunizieren, dass wir in einer Zeit des schnellen Wandels leben und dass Veränderungen im Berufsleben der Normalfall und nicht der Ausnahmefall sind. Auf diese Weise schaffen Sie in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter ein generelles Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen.

Den meisten Menschen fällt es schwer, gewohnte Denk- und Arbeitsweisen aufzugeben. Bei Veränderungen fragt sich jeder Mitarbeiter instinktiv: „Welche Folgen hat diese Veränderung für mich ganz persönlich?“ Wenn derzeitige Arbeitsabläufe, Tätigkeitsbereiche, Arbeitszeiten und „Besitzstände“ in Frage gestellt werden, so müssen Sie natürlich mit Widerstand aus dem Mitarbeiterkreis rechnen. Typische Reaktionen sind oft: „Das haben wir doch schon immer so gemacht!“ oder „Warum sollen wir unsere bisherige Arbeitsweise ändern? Es läuft doch alles!“ oder „Dafür fehlt uns die Zeit!” sowie „Was sollen wir denn noch alles machen?“ Rechnen Sie von vornherein mit derartigen Reaktionen. Bleiben Sie aber trotz dieser Widerstände gelassen und reagieren Sie nicht verärgert. Zeigen Sie Verständnis für die Bedenken Ihrer Mitarbeiter, auch wenn Ihnen einzelne Argumente abwegig erscheinen. Wenn Sie sagen: „Ich verstehe Ihre Bedenken“ bedeutet dies ja nicht, dass Sie derselben Meinung sind wie Ihr Gesprächspartner. „Ich verstehe“ bedeutet in diesem Fall nur, dass Sie akzeptieren („verstehen“), dass Ihr Gesprächspartner eine andere Meinung hat. Greifen Sie Mitarbeiter auch niemals wegen abweichender Meinungen persönlich an. Die Diskussion sollte sich immer nur um sachliche Argumente drehen. Bauen Sie alle konstruktiven Anregungen in Ihr Konzept ein und bedanken Sie sich bei dem betreffenden Mitarbeiter für den Hinweis: „Sie haben Recht, vielen Dank für Ihren Hinweis. Das ist natürlich ein wichtiger Aspekt, den wir berücksichtigen müssen.“ Machen Sie gegebenenfalls bei denjenigen Punkten Ihres Vorhabens Zugeständnisse, die den Kern Ihres Anliegens nicht gefährden. Sie werden Ihr Ziel leichter erreichen, wenn Ihre Mitarbeiter erkennen, dass ihre Bedenken ernst genommen werden und dass Sie sich kompromissbereit zeigen.
Bei manchen Veränderungen ist es auch möglich, Mitarbeiter durch eine „Testphase“ zu überzeugen. Schlagen Sie vor, die neue Vorgehensweise zunächst über einen zeitlich begrenzen Zeitraum auszuprobieren und zur bisherigen Arbeitsweise zurückzukehren, wenn sich das neue Vorgehen nicht bewährt. Auch der Hinweis auf andere Optiker, die bestimmte Veränderungen bereits umgesetzt haben, kann zur Überzeugung der Mitarbeiter herangezogen werden.

Bei größeren Veränderungen sollten Sie die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld genau analysieren. Fragen Sie sich: Welche Auswirkungen ergeben sich auf Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten, fachliche Anforderungen, die Art der Zusammenarbeit und auf „Besitzstände“. Erstellen Sie eine Liste möglicher Einwände und entwickeln Sie geeignete Gegenargumente. Sprechen Sie diese Einwände von sich aus offen an, um eine Diskussion der Mitarbeiter „hinter den Kulissen“ zu vermeiden. Wenn Ihnen zu unerwarteten Einwänden nicht sofort ein Gegenargument einfällt, so bezeichnen Sie den Einwand zunächst als „interessanten Aspekt“, über die Sie noch einmal nachdenken möchten.

Als Praxisinhaber neigt man dazu, Veränderungen ausschließlich positiv und „rosarot“ darzustellen. In einigen Fällen wird es bei Veränderungen aber auch offensichtliche „Verlierer“ geben, für die die Veränderung nachteilige Folgen hat oder die sich zumindest subjektiv als „Verlierer“ des Veränderungsprozesses empfinden. Sprechen Sie mit diesen Mitarbeitern offen und ehrlich über die Negativkonsequenzen. Erläutern Sie in einem Einzelgespräch nochmals die Notwendigkeit der Veränderung und die Gründe für Ihre Entscheidung. Versuchen Sie dabei nicht, die negativen Konsequenzen zu beschönigen. Zeigen Sie Verständnis dafür, dass der Mitarbeiter von der für ihn negativen Veränderung nicht begeistert ist. Tenor: „Ich verstehe sehr gut, dass Sie von der Veränderung nicht begeistert sind. Ich sehe aber im Interesse der Praxis beziehungsweise im Interesse des gesamten Teams keine andere Möglichkeit.“

Eine ständige Verbesserung in kleinen Schritten kann in jeder Praxis bereits durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) erreicht werden. Beim KVP werden die Mitarbeiter selbst zu Initiatoren von kleinen aber regelmäßigen Verbesserungen. Verbesserungsvorschläge können vom Mitarbeiter in einem entsprechenden Formular formulieret werden. Manche Podologen verwenden zur einfachen und schnellen Erfassung von Ideen auch ein „Ideenbuch“. Dabei handelt es sich um ein leeres DIN A5-Heft aus dem Schreibwarenhandel, das im Pausenraum ausgelegt wird und in das Mitarbeiter ihre Ideen stichwortartig eintragen können. Die Ideen werden dann auf der nächsten Mitarbeiterbesprechung diskutiert und anschließend umgesetzt. Bei grundlegenden Veränderungen, die Sie als Praxisinhaber für zwingend erforderlich halten, ist eine Diskussion mit den Mitarbeitern über die Notwendigkeit der Maßnahme oft nicht angebracht. Bei derartigen Maßnahmen geht es meist nicht mehr um das „Ob“ sondern nur noch um das „Wie“. In diesen Fällen können Sie Ihr Team mit der folgenden „Auftakt-Rede“ von der Notwendigkeit der geplanten Veränderungen überzeugen. «

Praxiswissen:
Checkliste – So fangen wir an
Diese Punkte können in einer „Auftakt-Rede“ für Veränderungsprozesse vorkommen:
Liebe Mitarbeiter,

• Ich habe etwas Wichtiges mit Ihnen zu besprechen …
• Wir waren bisher erfolgreich mit …
• Jetzt haben sich die Verhältnisse ­geändert …
• Darauf müssen wir reagieren, weil …
• Ich habe folgende Idee …
• Das werden wir jetzt tun …
• Das kann dabei passieren …
• Folgende Probleme können eintreten …
• Das werden wir dagegen tun …
• Für Sie bedeutet das im Einzelnen …
• So werden wir weiterhin erfolgreich sein!
• Ich bitte Sie um Ihre Unterstützung und Ihre Ideen.

Anschrift der Verfasserin:
Birgit Nagel
Ernst-Strobach-Platz 1
31535 Neustadt