Vorausschauende und gerechte Urlaubsplanung
Die jährliche Urlaubsplanung ist in jeder Praxis ein wiederkehrendes und wichtiges Thema. Wenn sie nicht transparent und gerecht geregelt ist, kommt es im Mitarbeitendenteam immer wieder zu Auseinandersetzungen über die attraktivsten Urlaubszeiten. Mit der richtigen Vorgehensweise und einigen einfachen Maßnahmen können Sie für eine gerechte und vorausschauende Urlaubsplanung sorgen und lange Diskussionen weitgehend vermeiden.
Zuständigkeit für die Urlaubsplanung
Die Urlaubsplanung kann entweder durch Sie als Praxisinhaber*in erfolgen oder auf Mitarbeitende delegiert werden. Die Übertragung auf eine*n Mitarbeiter*in hat neben der zeitlichen Entlastung den Vorteil, dass spontane Urlaubswünsche auch dann sofort genehmigt werden können, wenn Sie nicht anwesend sind.
Mindestbesetzung festlegen
Als Praxisinhaber*in möchten Sie einerseits den Urlaubswünschen Ihrer Mitarbeitenden entsprechen, andererseits müssen Sie gewährleisten, dass die Praxis auch in der Urlaubszeit reibungslos läuft. Legen Sie daher zunächst die Mitarbeiterzahl fest, die durchgehend oder zu bestimmten Zeiten mindestens anwesend sein muss. Stellen Sie einen Plan auf, aus dem die jeweilige Mindestbesetzung ersichtlich ist. Besprechen Sie diesen Plan und die jeweilige Mindestbesetzung mit Ihren Mitarbeitenden, um klarzumachen, dass ein nicht berücksichtigter Urlaubswunsch keine Gleichgültigkeit oder böse Absicht darstellt, sondern im Interesse der Praxis und der Arbeitsplätze ist.
Rechtzeitig planen
Der größte Teil der Urlaubsplanung sollte so früh wie möglich erfolgen. Es empfiehlt sich, die Mitarbeitenden spätestens zum Jahresende aufzufordern, ihre Urlaubswünsche für das Folgejahr zu äußern, etwa durch Abgabe eines „Urlaubszettels“ oder durch Eintragung in einen Urlaubsplan.
Es muss nicht zwingend der gesamte Urlaub eingetragen werden, damit noch etwas Spielraum für spontane Urlaubstage verbleibt. Anhand der Wünsche kann dann ein konkreter Urlaubsplan erstellt werden.
Überschneidungen bei der Urlaubsplanung
Im Idealfall regeln die Mitarbeitenden die Urlaubszeiten unter sich, ohne dass der*die Praxisinhaber*in eingreifen muss. Häufig kommt es aber in den Sommermonaten und in der Zeit vor oder nach Feiertagen zu Überschneidungen bei den Urlaubswünschen. Sie können in diesem Fall versuchen, in Einzelgesprächen einen Kompromiss zu finden. Bei zahlreichen oder größeren Überschneidungen empfiehlt sich eher eine gemeinsame Besprechung aller Mitarbeitenden. Im gemeinsamen Gespräch ist die Kompromissbereitschaft der Mitarbeitenden meist am größten und Überschneidungen lassen sich in vielen Fällen durch einen Tausch von Urlaubszeiten oder durch Überstundenabbau beseitigen oder ausgleichen.
Nur wenn sich die Mitarbeitenden überhaupt nicht auf eine einvernehmliche Lösung einigen können, müssen Sie entscheiden, welchem Mitarbeitenden im Einzelfall der Vorrang einzuräumen ist. Entscheidungskriterien können sein: schulpflichtige Kinder, Lebensalter, Betriebszugehörigkeit, Erholungsbedürftigkeit oder die Frage, wie lange der letzte Urlaub zurückliegt. Anhand dieser Kriterien können Sie Ihre Entscheidung gegenüber den betreffenden Mitarbeitenden begründen, damit insbesondere die- oder derjenige Mitarbeitende, die*der bei der Urlaubsplanung „zurückstecken“ muss, Ihre Entscheidung nachvollziehen kann und nicht der Eindruck entsteht, Sie hätten sie vollkommen willkürlich oder nach persönlicher Sympathie getroffen.
- Beispiel 1: In der podologischen Praxis A findet die Urlaubsplanung in der Zeit vom 1.11. bis 15.11. statt. Bis zum 15.11. können die Mitarbeitenden einen „Urlaubszettel“ mit ihren Urlaubswünschen für das folgende Jahr bei dem für die Urlaubsplanung zuständigen Mitarbeitenden abgeben. Vor diesem Zeitpunkt werden Urlaubswünsche grundsätzlich nicht berücksichtigt, damit sich nicht einzelne Mitarbeiter vorschnell die attraktivsten Urlaubszeiten sichern. Bis zum 15.11. werden alle Urlaubswünsche in den Urlaubsplan für das Folgejahr eingetragen. Am 15.11. findet eine gemeinsame Besprechung der Mitarbeitenden statt, um den Urlaubsplan und eventuelle Überschneidungen zu besprechen. Der endgültige Urlaubsplan wird spätestens am 20.11. bekannt gegeben. Ein nachträglicher Tausch von Urlaubstagen findet nur in begründeten Ausnahmefällen statt.
- Beispiel 2: In der podologischen Praxis B regeln die fünf Mitarbeitenden ihre Urlaubszeiten anhand der vorgegebenen Mindestbesetzung unter sich. Die Praxisinhaberin erhält den durch die Mitarbeitenden eigenständig erstellten Urlaubsplan zur abschließenden Genehmigung
Vertretungsregelungen für die Urlaubszeit
Bei der Urlaubsplanung sollte auch die Frage geprüft werden, ob und in welcher Form ein*e Vertreter*in in das Aufgabengebiet abwesender Mitarbeitender eingewiesen werden muss und wie bei Urlaubsbeginn die Übergabe des Aufgabengebiets an die Urlaubsvertretung erfolgen soll. In einigen Fällen muss auch geklärt werden, ob die Urlaubsvertretung Tätigkeiten ihres regulären Aufgabengebiets reduzieren muss, um die Vertretungstätigkeit zeitlich leisten zu können.
Brückentage
Die sogenannten „Brückentage“ sind bei Mitarbeitenden immer besonders begehrte Urlaubstage. Als Praxisinhaber*in sollten Sie dafür sorgen, dass sie gerecht unter den Mitarbeitenden verteilt werden und nicht nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ verfahren wird. Ein Blick in den Urlaubsplan des zurückliegenden Jahres zeigt, welche*r Mitarbeitende im Vorjahr an welchem Brückentag frei hatte und welche*r Mitarbeitende gerechterweise in diesem Jahr Vorrang haben sollte.
Die Mitarbeitenden können Brückentage auch jährlich gleichmäßig untereinander aufteilen. Beispiel: In einer Praxis mit 5 Mitarbeitenden und 10 Brückentagen übernimmt jeder Mitarbeitende 2 Brückentage. Alternativ können Brückentage auch in alphabetischer Reihenfolge verteilt werden, sofern die Mitarbeitenden nicht untereinander eine andere, einvernehmliche Lösung finden.
„Urlaubsregeln“ aufstellen
In vielen Praxen hat es sich bewährt, gemeinsam mit den Mitarbeitenden „Urlaubsregeln“ aufzustellen. Hier kann das Team gemeinsam festlegen, nach welchen Regeln die Urlaubsplanung ablaufen soll. Mit einer klaren und gemeinsam erarbeiteten Regelung können Auseinandersetzungen und zeitaufwendige Diskussionen bei der Urlaubsplanung meist dauerhaft vermieden werden. In den „Urlaubsregeln“ können auch Einzelfragen und typische Streitpunkte individuell entschieden werden, zum Beispiel ob es Obergrenzen für den Sommerurlaub gibt, in welchem Umfang Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei der Urlaubsplanung haben und ob ein „Rotationsprinzip“ sinnvoll ist. Das heißt, ob Mitarbeitende, die in einem Jahr keinen Urlaub zu ihrem Wunschtermin bekommen haben, mit ihren Urlaubswünschen im Folgejahr Vorrang erhalten sollen.
Es kann auch die Frage entschieden werden, ob Urlaubstage mit dem „Abfeiern“ von Überstunden kombiniert werden darf, um eine Verlängerung des Urlaubs zu erreichen. Ob es also möglich ist, eine volle Woche Urlaub durch vier reguläre Urlaubstage und einen Tag Überstundenabbau zu erreichen. Auch die Zweifelsfrage, ob reguläre Urlaubswünsche bei Überschneidungen Vorrang vor dem Abbau von Überstunden haben, kann hier geklärt werden. Die meisten Mitarbeitenden werden froh darüber sein, wenn Sie auf diese Weise für eine klare, einheitliche und transparente Urlaubsregelung in der Praxis sorgen.
Autorin
Birgit Nagel
Ernst-Strobach-Platz 1
31535 Neustadt
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