Integrierte Software für die Praxis: Die Zahlen auf einen Klick
Wer eine eigene Praxis führt, hat neben der podologischen Behandlung auch viele Buchhaltungsthemen zu bewältigen. Da kommt die Hilfe einer intelligenten Finanzbuchhaltungssoftware ganz recht, die viele Aufgaben übernehmen kann: Sie lässt sich gezielt zu Controllingzwecken einsetzen, fungiert als sicherer Alarmmelder und zeigt relevante Zukunftsszenarien auf.
In einer Podologie-Praxis kann es gerne mal hektisch zugehen: Auf der einen Seite warten Patientinnen und Patienten, die behandelt werden wollen. Auf der anderen Seite fällt neben der reinen Behandlungszeit auch viel Aufwand für Administration und Buchhaltung an. Schließlich muss gewährleistet werden, dass die Praxis auch in finanziellen Fragen auf sicheren Füßen steht.
Umso wichtiger ist es, einen schnellen und sicheren Überblick bei finanziellen Themen zu erhalten: „Wie hat sich meine Praxis in den vergangenen Monaten entwickelt?“ und „Wie sehen die zukünftigen Zahlen aus“? Diese Fragen sollten einfach und schnell zu beantworten sein.
„Insbesondere für kleine und mittelgroße podologische Praxen stellt daher eine intelligente Finanzbuchhaltungssoftware – kurz Fibu – ein einfach und effizient einsetzbares, strategisches Steuerungsmittel dar“, erklärt Markus Schäfer, Leiter Vertrieb des Softwarespezialisten für Rechnungswesenlösungen syska. „Die Software erhebt verlässliche Daten zu Umsatz und Kosten, um eine exakte Planung und Analyse schnell und ohne großen Aufwand durchführen zu können. Das erleichtert den Alltag erheblich.“
Nahtlose Integration und schneller Einsatz
Ausschlaggebend für den Einsatz einer Fibu-Software als Controllinginstrument ist ihre Integrationsfähigkeit. Schließlich ist die Fibu-Software keine isolierte Insellösung, sondern bezieht ihre vielfältigen Daten und Zahlen mittels der Schnittstellen aus anderen Softwareprogrammen der Praxis wie beispielsweise Lohn und Gehalt. So können ein sicherer Transfer und die effiziente Weiterverarbeitung wichtiger Daten garantiert werden.
Einen besonderen Mehrwert für den Praxisalltag stellt die ergänzende Verknüpfung mit Microsoft Excel dar. Mit einem Klick holt sich das Microsoft-Office-Programm jederzeit die Zahlen aus der Fibu-Software – und zwar tagesgenau. Die Auswertung wird individuell nach den eigenen Praxisanforderungen einmal in Excel erstellt. Danach sind die aktuellen Werte per Klick abrufbar. „Fehler durch manuelles Erfassen der Daten und langwierige Abstimmungsprozesse entfallen. Alle Auswertungen lassen sich schnell in ein PDF umwandeln und via E-Mail versenden. Ein zeitsparender Vorteil für die Übermittlung an externe Dienstleister wie beispielsweise den Steuerberater“, erörtert Schäfer.
Controlling mit Blick in die Zukunft
Eine intelligente Fibu-Software wie die „syska EURO FIBU“ der syska GmbH sammelt nicht nur die wichtigsten Kennzahlen, sondern stellt sie einfach und vor allem auch schnell zur Verfügung. Komplexe Abfragen können Nutzerinnen und Nutzer unkompliziert durchführen. Beliebige Auswertungs- und Vergleichszeiträume lassen sich bequem aufrufen. Ferner bieten solche Fibu-Lösungen oftmals besonders detaillierte Analysen sowie eine übersichtliche Darstellung von Gewinn- und Verlust-Rechnungen der Praxis.
Auf Knopfdruck listet die Software alle Standardgrößen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen benutzerfreundlich auf. Auswertungs- und Vergleichszeiträume für die Umsatzstatistik sind zudem frei bestimmbar. Auch grafisch lassen sich die Ergebnisse in der Regel umsetzen: So kann mithilfe einer Zeitachse die Veränderung der Zahlen umgehend sichtbar gemacht werden.
Neben den Auswertungen vergangener Perioden bilden solche Softwarelösungen auch die Zukunft ab. Ausgehend vom aktuellen Bankguthaben und dem Offenen-Posten-Bestand mit Zahlungszielen besteht die Möglichkeit, wochen- oder monatsgenau die verfügbare Liquidität der podologischen Praxis zu berechnen. Schließlich ist es sinnvoll, laufend zu überprüfen, ob ausreichend liquide Mittel vorhanden sind.
Zeitsparender Buchungsalltag
Nicht zu vernachlässigen ist natürlich auch das Buchen an sich. Ein intelligenter Aufbau und eine gute Benutzerführung der Fibu führen dazu, bei alltäglich anfallenden Tätigkeiten Zeit zu sparen. Genauso wichtig ist eine klar strukturierte und benutzerfreundliche Oberfläche, um einen guten Überblick über die laufenden Buchungen zu erhalten. Sinnvoll ist es auch, wenn sich Funktionsmenüs und Icon-Leisten individuell konfigurieren lassen – so kann sich jeder Nutzer seine Oberfläche flexibel und übersichtlich selbst gestalten.
Automatische Vorlagen für die alltäglichen Geschäftsvorfälle wie individuell angepasste Buchungsschablonen helfen, den Zeitaufwand weiter zu reduzieren. So gestaltet sich die Kontensuche sehr einfach. Mit nur einem Klick ist der passende Kontensatz schnell und bequem aufgerufen. Dank einer übersichtlichen Offenen-Posten-Liste – gestaffelt nach einzelnen Mahnstufen – lässt sich auch erkennen, welcher Kostenträger an die Zahlung erinnert werden muss. Zudem erhält der Nutzer eine Warnung bei doppelten Offenen-Posten-Belegnummern.
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Kurze Checkliste für die Auswahl der Fibu-Software
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Ebenso lassen sich über eine konfipay-Integration beispielsweise im Online Banking beliebig viele Konten von verschiedenen Geldinstituten einbinden. Darüber hinaus sorgt die Übertragung von Überweisungen an den Webservice mit nur einem Klick oder die Unabhängigkeit von Banking-Software-Updates für deutlich höheren Komfort. Auch im Hinblick auf die Datensicherheit ein klares Plus, denn sensible Zahlungsverkehrsdaten werden nicht in Clearingdateien zwischengespeichert.
Fit für die Zukunft
„Regelmäßige Software-Aktualisierungen sind natürlich Pflicht“, erklärt Schäfer. „Insbesondere die mittlerweile immer stärker verbreiteten elektronischen Rechnungen sollte eine intelligente Software verarbeiten können.“ Sie unterstützt ihren Import (Bilddateien, PDFs, ZUGFeRD 2.0 und XRechnung) und kann aus diesen Belegen vollautomatisch Buchungen erzeugen und diese miteinander verknüpfen. So lässt sich später sehr einfach, zum Beispiel aus dem Buchungsjournal, die Rechnung zu einer Buchung anzeigen. Zudem reduzieren sich Nachkontrollen auf ein Minimum.“
Dank ihrer ausgefeilten Controlling- und Reportinginstrumente liefert eine intelligente Fibu die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen, um die eigene podologische Praxis tagtäglich auch in herausfordernden Zeiten erfolgreich zu leiten und in die Zukunft zu führen. Und es bleibt mehr Zeit für die Aspekte des Jobs, die am meisten Freude bereiten: der direkte Patientenkontakt.
Quelle: syska GmbH
