Unterstützung für die Praxisverwaltung

Die elektronische Heilmittelverordnung kommt. Ab Juli 2026 ist sie auch für Heilmittelerbringende verpflichtend. Voraussetzung dafür ist – neben den passenden Geräten – auch ein Praxisverwaltungssystem. Doch wie wählt man ein solches System aus? Und wie führt man es im laufenden Praxisbetrieb ein?

Foto: SFIO CRACHO/Adobe Stock

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Ab 2026 ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur und damit der Einsatz von Praxisverwaltungssystemen (PVS) in der podologischen Praxis gesetzlich vorgegeben. Denn sie sind es, die Podologinnen und Podologen die Nutzung der verschiedenen Fachanwendungen wie der elektronischen Heilmittelverordnung (eVO) oder sicherer Nachrichtendienste erlauben. Aber auch darüber hinaus bringen digitale Systeme zur Praxisverwaltung Vorteile im podologischen Arbeitsalltag.

Das bringt ein Praxisverwaltungssystem

Zunächst einmal profitieren Praxisteams wie Soloselbstständige von effizienteren Abläufen, berichten unter anderem die Expert*innen von Navato. Häufig bringt der Einsatz eines PVS eine große Zeitersparnis mit sich. Grund hierfür sei unter anderem die zentrale Verwaltung aller Patientendaten sowie die vereinfachte Archivierung. So wird die oder der Einzelne entlastet – und es bleibt mehr Energie, die in die Qualität der Behandlung fließen kann. Folgt man den Experten von Noventi Healthcare heißt das konkret, „den Aufwand für den administrativen Teil der Praxis auf ein Minimum zu senken und gleichzeitig ein Maximum an Planbarkeit, Effizienz und Datensicherheit zu erreichen“. Hinzu kommt: Viele der modernen PVS bieten mittlerweile einen geräteunabhängigen Zugriff. So lassen sich Arbeitsabläufe auch zu Hause oder von unterwegs erledigen – und trotzdem sind immer alle Daten auf dem neusten Stand. Doch Praxen sind so individuell wie ihre Inhaberinnen und Inhaber. Wie findet man die passende Lösung?

Dies, das oder jenes – die Qual der Wahl

Das PVS bestimmt nicht nur die Art und Weise, wie in Zukunft gearbeitet wird, sondern langfristig auch den Erfolg der Praxis. Deshalb gilt unter allen Umständen: bedacht handeln. Was für die eine Praxis funktioniert, kann für die nächste absolut überdimensioniert sein. Gehen Sie bei der Auswahl analytisch vor und entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste System.

Fragen Sie sich zunächst, ob die Lösungen, die Sie ins Auge gefasst haben, auch wirklich alle Funktionen bietet, die Sie aktuell – aber auch in absehbarer Zukunft – benötigen. Ja? Wunderbar. Hat der Anbieter zudem Erfahrung mit der Podologie und beschäftig eventuell sogar Expert*innen in diesem Bereich, die Sie beim Einführen eines PVS oder einem Umstieg beraten? Umso besser. Vielleicht werden sogar Schulungen für das Praxisteam angeboten. Immerhin ist eine Software immer nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen.

In Anbetracht der voranschreitenden Digitalisierung und der Verpflichtung zur Anbindung an die TI ab 2026 auch für Heilmittelerbringende, sollten Sie außerdem von Beginn an klären, ob die Software bereits „TI-ready“ beziehungsweise eine Integration geplant ist. Darauf verweisen die Ansprechpartner*innen von Opta Data.

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Benutzerfreundlichkeit. Das Praxisteam soll ja im Idealfall mit dem System arbeiten können, ohne sich mit der Software selbst beschäftigen zu müssen. Nur so profitieren auch die Patientinnen und Patienten. Idealerweise sollte sich die gewählte Lösung nahtlos in die Behandlungs- und Praxisabläufe einfügen. Viele Anbieter bieten hierfür die Möglichkeit, ihr PVS unentgeltlich zu testen. Die Anwendung sollte zudem flexibel sein und auf allen Endgeräten funktionieren – auch gleichzeitig auf unterschiedlichen. Sonst laufen schnell hohe Investitionskosten für neue IT-Strukturen auf.

Klären Sie bereits zu Beginn, wie es um die Datensicherheit der zur Auswahl stehenden Systeme bestellt ist. Handelt es sich um eine Cloud-Lösung, sollten die Daten idealerweise in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert werden. Auch sollte eine sichere Datenübermittlung gewährleistet sein. Wichtig sei außerdem eine „saubere Datenaufbewahrung“ – darauf macht unter anderem der Praxissoftwareanbieter Pododesk aufmerksam. Das heißt, es sollte keine Möglichkeit geben, Daten selbstständig zu löschen; zusätzlich muss die Zugriffs- und Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gewährleistet sein. Ebenso wichtig sind regelmäßige und rechtzeitige Updates. Erkundigen Sie sich über den Umfang des Supports. Zuverlässige Service-Hotlines, Service-Apps und persönliche Ansprechpartner geben langfristig Sicherheit.

Nur nichts überstürzen

Haben Sie sich für ein PVS entschieden, gilt es, die Infrastruktur zu planen. Möchten Sie in der Praxis mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets arbeiten oder lieber mit PCs? Vielleicht eignet sich für Ihr Praxismodell aber auch eine Kombination aus beiden – ein PC für die Praxis und mobile Endgeräte für die Hausbesuche. Egal für was Sie sich entscheiden, definieren Sie außerdem, wie viele Geräte Sie benötigen. Es muss nicht in jedem Behandlungsraum ein PC stehen. Möglicherweise reicht ein zentrales Gerät an der Rezeption. Nutzen Sie auch hier die Beratungsangebote der PVS-Anbieter. Oft bieten sie neben der Software auch die passenden Endgeräte an.

Es mag profan klingen, machen Sie sich aber während der Konzeptionsphase Gedanken über den verfügbaren Platz und die Anschlüsse. So wird nicht nur der PC oder Laptop, den Sie nutzen, einen Netzwerkanschluss benötigen, sondern auch das TI-Kartenterminal. Eine kabellose Anbindung via WLAN ist nicht möglich.

Den Datenschutz im Blick

Nehmen Sie auch den Datenschutz ernst. Dazu gehört es nicht nur, sichere Geräte und Systeme zu nutzen, auch über die Sicherheitsmaßnahmen vor Ort sollten Sie sich Gedanken machen. Ist zum Beispiel der Monitor an der Rezeption so positioniert, dass unbefugte Dritte nicht beim Vorbeigehen einen Blick auf sensible Patientendaten werfen können? Und haben auch wirklich nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff, die die Daten auch benötigen?

Führen Sie zudem eine Risikobewertung durch. Wie wahrscheinlich ist ein Brand, Stromausfall, Wasserschaden oder Internetausfall – und wie schwerwiegend sind diese Ereignisse? Welche Maßnahmen können Sie treffen, um den Verlust von Daten zu verhindern? Auf Basis dieser Risikoanalyse sollten Sie dann einen Notfallplan erarbeiten und verschriftlichen. Einen Überblick zum Thema gibt unter anderem die Broschüre „IT-Sicherheit“ der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Schritt für Schritt vorgehen

Ein PVS einführen, das geht nicht einfach so neben her, darauf weisen alle befragten Anbieter hin. Es handelt sich um ein großes Projekt, dass auch in kleinen Praxen mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Um es Ihren Mitarbeitenden – aber auch sich selbst – einfacher zumachen, sollten Sie daher Teilschritte planen und diese gemeinsam gehen. Kommunizieren Sie dabei stets transparent. Gleichen Sie zudem das tatsächliche Ergebnis jedes Teilschrittes mit dem gewünschten Ergebnis ab und ziehen bei Bedarf entsprechend nach.

Planen Sie ausreichend Zeit ein. Vor allem das Einpflegen der Stammdaten und die Ersteinstellung des Systems können aufwendig sein. Um Frustration zu vermeiden, sollten sich Praxisteams hier ggfs. von Expert*innen unterstützen lassen.

Das Team mitnehmen

Auch hier sind sich die Expert*innen einig: Kommunizieren Sie nicht nur regelmäßig mit Ihren Mitarbeitenden, sondern beziehen Sie sich darüber hinaus bereits so früh wie möglich – idealerweise schon bei der Auswahl des Systems – mit ein. So können Sie Überforderungen oder Vorbehalte vermeiden. Zeigen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen immer wieder den konkreten Nutzen der Lösung auf und entwickeln Sie Ihre neuen Arbeitsprozesse im Team. Auch an Schulungen sollten Sie denken. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden das System richtig nutzen. Außerdem werden Bedienfehler reduziert.

Umstieg von analog auf digital

Viele Praxisteams arbeiten auch heute noch völlig analog. Hier bietet es sich an, zunächst mit einer einfachen, mobilen Lösung zu starten, so kommen Praxen erst einmal ohne große Software-Installation aus. Einen guten Einstieg sollen auch skalierbare Lösungen ermöglichen. Das sind Systeme, die sich nach und nach erweitern lassen. So können die Praxen mit den Basisfunktionen starten und die Lösung bei Bedarf um weitere Funktionen ergänzen.

Für die tatsächliche Einführung bieten sich laut Pododesk zwei Optionen an: Beim „harten Übergang“ wird ein Tag oder auch ein Wochenende gewählt, ab dem alle Einträge, Patient*innen, Termine, Heilmittelverordnung etc. übertragen werden. Das ist nicht völlig stressfrei, beschleunigt aber den Wechsel. Beim sogenannten „Stichtagsmodell“ definiert man stattdessen ein festes Datum, ab dem man mit der neuen Lösung arbeiten möchte. Alle Daten ab diesem Tag werden in das PVS eingetragen. Bis dahin arbeitet das Praxisteam wie gewohnt mit dem üblichen Papierkalender. Auf diese Weise kann man nach und nach alle Patientendaten eintragen. Hierbei ist es wichtig, alle Mitarbeitenden zu informieren und im Voraus das Vorgehen zu planen, sodass es in den Übergangswochen nicht zu einem unübersichtlichen Durcheinander kommt oder – schlimmer noch – Daten verloren gehen.

Ein wichtiger Schritt

Praxisverwaltungssysteme erlauben es Podologinnen und Podologen nicht nur am vernetzten Gesundheitswesen der Zukunft teilzuhaben, sondern bieten Praxisteams auch eine Möglichkeit, langfristig effizienter, schneller und ab dann auch stressfreier arbeiten zu können. Trotz aller Vorteile und des Zeitdrucks, der durch die Gesetzgebung entsteht, sollten sich Praxisinhaberinnen und -inhaber aber nicht überrumpeln lassen. Denn nur ein durchdachtes System ist ein gutes System, das den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern kann und Ihnen mehr Zeit für das Wichtigste schenkt – Ihre Patientinnen und Patienten.

Praxisverwaltungssysteme im Überblick
Einige bewährte Praxisverwaltungssysteme und ihre Funktionen haben wir für Sie übersichtlich zusammengestellt. Produktübersicht als PDF herunterladen: